Zo maak je je Shopify-administratie klaar voor de boekhouder

Wat er gebeurt als je Shopify koppelt

Zyncbook kan orders, producten en klanten uit Shopify synchroniseren. Dat betekent dat je die gegevens beschikbaar krijgt in je administratieomgeving, los van de webshop zelf. Welke gegevens precies worden meegenomen en hoe je de koppeling instelt, hangt af van je eigen Shopify-instellingen en de inrichting van je Zyncbook-account.

Belangrijk om te weten: synchroniseren is niet hetzelfde als automatisch verwerken. Je haalt gegevens op, maar het ordenen, controleren en klaarzetten voor je boekhouder zijn stappen die jij zelf zet. Zie de synchronisatie als een startpunt, niet als een eindresultaat.

Begin met een vaste controle na elke synchronisatie

Veel webshophouders synchroniseren wanneer het uitkomt, zonder daarna te controleren of alles klopt. Dat levert op de lange termijn een rommelig dossier op. Werk daarom met een vaste routine: stel een moment in de week of maand in waarop je de gesynchroniseerde gegevens doorloopt.

Tijdens die controle kijk je of alle relevante orders zijn binnengekomen, of klantnamen en e-mailadressen volledig zijn, en of er orders zijn met een afwijkende status die om aandacht vragen. Dit is algemeen werkadvies dat je zelf toepast, niet iets wat de software voor je doet.

• Controleer of gesynchroniseerde orders overeenkomen met wat Shopify toont
• Merk ontbrekende klantgegevens vroegtijdig op
• Noteer afwijkingen zodat je die kunt toelichten aan de boekhouder

Kosten en opbrengsten naast elkaar zetten

Je boekhouder heeft niet alleen je verkoopoverzicht nodig, maar ook inzicht in je kosten. Denk aan verpakkingsmateriaal, verzendkosten, abonnementen voor tools of advertentie-uitgaven. Zyncbook ondersteunt kostenbeheer, waarmee je kostenposten kunt registreren en rapportages kunt opvragen.

Voeg kostenposten toe op het moment dat je ze maakt, niet achteraf in een keer. Zo vermijd je dat je aan het einde van het kwartaal op zoek moet naar bonnetjes en bankafschriften. Koppel elke kostenpost aan een duidelijke omschrijving zodat je boekhouder zonder aanvullende vragen weet waar een bedrag vandaan komt.

• Registreer kosten direct na aankoop of ontvangst van een factuur
• Gebruik beschrijvende omschrijvingen, geen afkortingen die alleen jij begrijpt
• Maak onderscheid tussen terugkerende kosten en eenmalige uitgaven

Facturen en offertes als onderdeel van je dossier

Voor zakelijke klanten wil je naast je Shopify-orders ook losse facturen of offertes kunnen aanmaken. Zyncbook ondersteunt facturen, offertes en creditnotas. Heb je eerder een offerte gemaakt die tot een opdracht heeft geleid, dan kun je die in Zyncbook omzetten naar een factuur. Daarbij worden klantnaam, e-mailadres, bedragen, regels en notities overgenomen. Controleer de nieuwe factuur altijd zelf voordat je die verstuurt of archiveert, want de software neemt de gegevens over zoals ze in de offerte staan.

Offertes kun je ook dupliceren, handig als je vaker gelijksoortige opdrachten aanneemt. En je kunt ze als PDF downloaden, wat het makkelijker maakt om ze toe te voegen aan een dossier dat je aan je boekhouder overhandigt.

Wat je de boekhouder vertelt over dit dossier

Een geordend dossier is pas echt bruikbaar als je boekhouder weet wat hij of zij mag verwachten. Geef bij elk kwartaal of boekjaar een korte toelichting mee: hoe je de synchronisatie hebt ingericht, welke kostenposten je zelf hebt toegevoegd en of er orders zijn die handmatig zijn verwerkt of gecorrigeerd.

Vermeld ook welke periode het dossier dekt en of er betalingen zijn die buiten Shopify om zijn verlopen, zoals bankoverschrijvingen of contante betalingen. Dat zijn zaken die je boekhouder niet uit je administratiesoftware kan halen, maar wel nodig heeft voor een volledig beeld.

• Geef aan welke periode het dossier beslaat
• Noteer uitzonderingen, zoals handmatig gecorrigeerde orders
• Meld betalingen die buiten je webshop om zijn verlopen
• Stuur een overzicht mee van de rapportages die je hebt gegenereerd

Een werkwijze die je volhoudt

De grootste valkuil bij administratie is uitstel. Gegevens die je nu niet verwerkt, kosten je later dubbel zoveel tijd. Bouw daarom een werkwijze die klein genoeg is om vol te houden: een korte wekelijkse controle, directe registratie van kosten en een vaste overdrachtsroutine richting je boekhouder.

Je hoeft je administratie niet perfect te hebben, maar wel voorspelbaar. Als je boekhouder weet wat hij of zij van jouw dossier mag verwachten, gaat de samenwerking sneller en lever je minder extra uitleg.